Privacy verklaring
WIN advies, inkoop en organisatie (verder te noemen WIN advies) neemt de privacy van persoonsgegevens zeer serieus en gaat zorgvuldig om met persoonlijke gegevens. Door gebruik te maken van de website gaat men akkoord met het privacy beleid van WIN advies.
Bescherming persoonsgegevens
WIN advies verwerkt persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevens Bescherming (AVG) en de Telecommunicatiewet.
Over WIN advies
WIN advies wordt vertegenwoordigd door Fred Wijnhof en Ellen Veugelers.
WIN advies, inkoop en organisatie (VOF)
Burggraafstraat 3, 6525 XW Nijmegen
e-mail: win@winadvies.nl
website: www.winadvies.nl
KvK: 09102811 (Arnhem)
Welke gegevens worden verzameld?
De volgende gegevens van cliënten worden vastgelegd in het cliëntendossier:
- naam, functie
- adres, postcode, plaats van de organisatie
- telefoonnummer en e-mail adres van de organisatie
Wat zijn de doeleinden van de verwerkte persoonsgegevens:
Dossierplicht: ten behoeve van de cliënten en financiële administratie worden persoonsgegevens opgeslagen.
Bewaartermijn: op grond van regelgeving opgesteld door Belastingdienst wordt administratie 7 jaar bewaard en daarna zal deze vernietigd worden.
Hoe wordt de cliënt geïnformeerd?
De cliënten worden op de volgende wijze geïnformeerd:
1. via fysieke post of via het digitale netwerk;
2. bij inschrijving voor een cursus/opleiding/bijeenkomst/begeleidingstraject e.d. worden cliënten geïnformeerd over de dossierplicht van WIN advies;
3. deze informatie ligt vast in het privacy beleid;
4. de website van WIN advies beschrijft het privacy beleid;
5. via de website van WIN advies wordt gevraagd om naam en email adres e.d. middels het contactformulier in te vullen. In de privacy verklaring wordt uitgelegd wat met de gegevens gedaan wordt.
6. daarnaast wordt de cliënt geïnformeerd via LinkedIn.
Wie werken er met de persoonsgegevens/cliëntdossier?
Op de volgende wijze wordt er met de cliëntdossiers gewerkt:
voor WIN advies zijn Fred Wijnhof en Ellen Veugelers de enige medewerkers die werkzaam zijn binnen de VOF. In die hoedanigheid zijn zij de enige die toegang hebben tot de dossiers.
Hoe is de beveiliging van de persoonsgegevens/cliëntdossiers geregeld?
Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen genomen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan.
1. er wordt met papieren dossiers gewerkt. Deze worden in een beveiligde ruimte bewaard;
2. er wordt met een digitaal cliëntendossier gewerkt. Deze is beveiligd door een wachtwoord;
3. er wordt regelmatig een back-up van de cliëntbestanden gemaakt;
4. door regelmatig van de laatste versie een update van de software te maken, zorgt WIN advies er voor dat de software optimaal beveiligd is;
5. indien ambulant gewerkt wordt, worden de gegevens digitaal verwerkt in een systeem dat beveiligd is met een wachtwoord.
Met wie zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten?
Er zijn situaties waarin externe leveranciers in contact kunnen komen met persoonsgegevens uit het cliëntendossier. Met de volgende leveranciers zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten:
1. YouCompany: communicatie trainingen
2. MMBA: accountant
3. BIT-support: systeembeheerder
4. Soneritics: beheerder website
5. Luxor drukkerij
Hoe wordt er gehandeld bij een datalek?
Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat WIN advies direct (binnen 72 uur na het datalek) een melding doet bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra er een ernstig datalek geconstateerd wordt en deze kan leiden tot ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens of als er een aanzienlijke kans bestaat dat dit gebeurt. Ook de betrokken personen worden geïnformeerd.
1. WIN advies weet wanneer een datalek gemeld moet worden en zal daar naar handelen.
2. met leveranciers is een verwerkersovereenkomst gemaakt, waarin aangegeven staat dat WIN advies tijdig geïnformeerd wordt als er een datalek is geweest.
WIN advies, inkoop en organisatie
Fred Wijnhof
Ellen Veugelers
1 juni 2018
